搬公司、換保險箱，甚至只是文件夾整理期間一時大意，都可能令那份成立公司時領到的證書不知所終。不少東主翻箱倒櫃都找不著，第一反應是打電話問:「可以像商業登記證咁補領正本嗎？」答案往往令人意外——公司註冊證明書（Certificate of Incorporation，簡稱CI）正本，終其公司存續期間只會發出一次。
CI是什麼，跟商業登記證有什麼分別？
公司註冊證明書由公司註冊處根據《公司條例》（香港法例第622章）發出，是證明一間有限公司已依法在香港正式註冊成立、取得獨立法人地位的法定文件，性質上相當於公司的「出生證明」。證明書上載有公司名稱、註冊編號、註冊日期及條例類型等資料。
商業登記證則由稅務局商業登記署根據《商業登記條例》（第310章）發出，證明業務已辦理商業登記，並附有商業登記號碼，屬於稅務登記性質的文件。
兩者最根本的分別在於適用範圍：商業登記證是所有在香港經營業務的實體都必須領取的文件，不論是有限公司還是無限公司（獨資或合夥）皆須申請；公司註冊證明書則只有根據《公司條例》註冊成立的法人團體（例如股份有限公司、擔保有限公司）才會獲發，無限公司由於並非透過公司註冊處註冊成立，並沒有CI這份文件。
值得留意的是，自2023年12月27日起，商業登記證號碼已正式取代原有的公司編號作為主要識別碼。公司註冊證明書上顯示的公司編號為7位數字，而商業登記證號碼則為8位數字，兩者格式不同，實務上容易混淆，申報或核對文件時應加以分辨。
為什麼CI正本遺失後不能重新補發？
不少東主誤以為CI跟商業登記證一樣，遺失後可以直接申請一份「補領正本」。實際上，公司註冊證明書的正本按規定只會在公司成功註冊時發出一次，並不設「補發正本」的機制。這個安排的用意，是避免同一間公司的CI正本在市面上流通多於一份，削弱其作為公司唯一法定成立憑證的公信力。
換言之，CI正本一旦遺失、損毀或不慎銷毀，公司日後只能透過以下兩種方式取得替代文件，而並非重新發出一份與原本效力完全相同的正本。
兩種補救方式：網上下載 vs 核證副本
透過公司註冊處網上查冊中心（e-Services）下載電子副本：這是最直接、最常用的方法。公司可登入公司註冊處的網上電子服務平台（www.e-services.cr.gov.hk），查閱及下載公司註冊證明書的電子版本，用作日常存檔或一般內部核對之用。
申請核證副本（Certified Copy）：如遇上銀行開戶、法律程序、海外業務往來等需要更高規格法律證明的場合，單靠網上下載的電子版本未必獲對方接受，這時需要向公司註冊處正式申請CI的核證副本，該副本會加蓋公司註冊處的核證印章，具備等同於官方存檔文件的證明效力。
申請時需要提供公司註冊編號及公司名稱，確保與原有登記資料一致。核證副本一般於申請後數個工作天內發出，具體所需時間及費用建議直接參考公司註冊處官方網站的最新公告，因為相關費用會因應提交方式（網上或親身遞交）而有所不同。
CI遺失，會影響公司的合法地位嗎？
不會。CI遺失本身純粹是文件保管上的問題，並不會影響公司在公司註冊處登記冊上的註冊狀態，公司依然合法存續、依然擁有獨立法人地位。真正的風險在於，當公司需要向銀行、投資者、海外合作夥伴或政府部門出示CI以核實身分時，如果無法即時提供有效文件，可能會拖慢開戶、融資、簽約等商業流程的進度。
常見誤解逐一拆解
誤解一：CI遺失可以像商業登記證一樣直接申請補發正本。 如前所述，CI正本只發一次，遺失後只能透過網上下載或申請核證副本作為替代。
誤解二：CI電子版本的法律效力低於印本正本。 電子證書與印本證書具有相同法律效力，公司在完成註冊申請時可選擇以電子或印本形式領取證書，兩者並非缺一不可。
誤解三：無限公司都有CI，只是比較少人提及。 無限公司（獨資或合夥業務）並非根據《公司條例》註冊成立的法人團體，因此並不會獲發CI，只需要申請商業登記證即可合法經營。
誤解四：CI跟商業登記證是同一份文件的不同名稱。 兩者由不同部門發出，證明的法律事項亦完全不同，CI證明公司的法人身分，商業登記證證明業務已完成稅務登記，兩份文件缺一不可，需要分別妥善保存。
誤解五：公司秘書公司代為保管的CI，遺失了跟自己保管無分別，一樣要走正式補領程序。 不論CI正本由公司自行保管或委託秘書公司代為保管，一旦遺失同樣需要依循上述的網上下載或核證副本申請程序，秘書公司的角色在於協助處理申請手續及核實公司資料，並非可以自行「重新印製」一份等效正本。
港信集團可代為妥善保存及查冊
港信集團為客戶提供的公司秘書服務，包含代為保管公司法定文件正本（包括CI、公司印章及股票簿等），並在客戶需要時協助透過官方渠道申請核證副本或辦理其他查冊手續，減少因文件遺失而影響商業進度的風險。
相關問題
CI遺失後，公司可以繼續正常經營嗎？
可以，CI遺失不會影響公司在公司註冊處的註冊狀態及法人地位，公司可以繼續正常經營，只是在需要出示CI作身分核實的場合（例如銀行開戶），應盡快申請核證副本以備使用。
網上下載的CI電子副本，銀行會接受嗎？
視乎個別銀行的具體要求，部分日常核對用途可能接受網上下載的電子版本，但涉及開戶、大額交易等較嚴謹的核實程序，銀行一般會要求提供由公司註冊處發出的核證副本，建議事先向相關銀行查詢清楚所需文件規格。
公司改名之後，CI需要重新申請嗎？
公司名稱正式變更後，公司註冊處會發出一份新的「公司註冊證明書（改名）」（Certificate of Incorporation on Change of Name），舊有的CI連同新證書應一併保存，作為公司名稱演變的完整記錄。
CI與商業登記證兩份文件，哪一份更重要？
兩份文件在法律上分別扮演不同角色，同樣重要，不能互相取代。CI證明公司的法人身分及成立日期，商業登記證則是公司合法經營業務及完成稅務登記的憑證，兩者均須妥善保存並在需要時能夠隨時出示。
申請CI核證副本，需要公司秘書陪同或授權嗎？
一般而言，公司董事或獲授權人士均可自行向公司註冊處申請CI的核證副本，並非硬性規定必須由公司秘書代辦。但由於申請過程涉及核對公司登記資料，實務上不少公司會選擇委託熟悉流程的公司秘書服務提供者處理，以減少因資料錯誤而延誤申請的情況。