不少東主以為，生意結束了、舖位交還了、員工也遣散了，公司的事就算告一段落。實際上，只要商業登記未有正式取消，稅務局在系統上仍然當該業務存在，商業登記費會繼續按年累積，罰款亦會隨之而來——而這一切，往往在東主完全不知情的情況下發生。
取消商業登記是什麼？為什麼一定要主動辦理？
根據《商業登記條例》（香港法例第310章），任何人如結束營業或結束任何分行業務，均須於結業日期起計1個月內，以書面方式通知商業登記署。這項責任並不會因為業務已經實際停止運作而自動免除，必須由東主或其授權代表主動申報。
更關鍵的一點是：假如沒有在商業登記到期日前作出書面通知，商業登記持有人仍須繳付該年度的商業登記證費用。換言之，拖延申報不只是行政上的疏忽，而是實質的金錢損失——公司明明已經結業，卻仍要為一份用不著的證書付費。
逾期未申報的罰則
根據《商業登記條例》，若公司或分行停止營運後未於1個月內申報結業，即屬違法，可被處以最高港幣5,000元罰款，甚至面臨監禁一年。相對於填寫一份表格所需的十分鐘，這個代價明顯不成比例。
怎樣辦理？兩種方式
方式一：填寫表格IRC3113（結束業務通知書）。 這是最直接的做法。表格可從稅務局網站下載，填妥後以郵寄方式寄往香港九龍協調道郵政局郵箱29015號，或親身遞交到商業登記署（地址：香港九龍啟德協調道5號稅務中心2樓）。
方式二：以書面信件通知商業登記署。 如不使用指定表格，亦可自行撰寫信件通知，但信中必須清楚書明商業登記號碼或分行登記號碼、業務名稱、地址及結業日期，並須告知稅務局結束營業後的通訊地址及聯絡電話號碼——這一點經常被忽略，卻是稅務局後續發出確認通知或跟進查詢的必要資料。
此外，亦可透過「香港政府一站通」提供的「稅務易」服務提交結業通知，屬於較便捷的電子途徑。
最關鍵的分別：無限公司「一步完成」，有限公司「兩步都要做」
這是整個課題中最多人搞錯、也最容易造成實質損失的地方。
無限公司（獨資或合夥）： 在沒有欠債和欠薪的情況下，只須於結業日起計1個月內填交表格IRC3113，直接通知稅務局結束業務，並繳付商業登記費直至及包括結業年度為止，即可完成整個結業手續，毋須經過公司註冊處的任何程序。
有限公司： 取消商業登記只是結業的其中一步，並不等同公司已經解散。有限公司作為根據《公司條例》成立的法人團體，即使已取消商業登記，在公司註冊處的登記冊上依然存在，法人地位依然存續，周年申報表（NAR1）等法定申報責任亦依然適用，必須另行完成「撤銷公司註冊」程序（先向稅務局申請不反對通知書，再向公司註冊處遞交NDR1表格），公司才算真正從法律上結束。
真實個案：以為做完了，半年後收到催交通知
業界常見的一種情況是：某貿易公司於業務結束後，東主先向稅務局遞交IRC3113表格取消商業登記，並以為程序已經完成。惟半年後收到公司註冊處的周年申報表催交通知，方發現公司作為法人仍然存在於註冊冊上，須另行完成撤銷註冊申請，期間累積的逾期責任亦須一併處理。
這個案例清楚說明：「取消商業登記」與「公司註銷」是兩件必須分開處理、缺一不可的事。建議東主在決定結束業務時，一併規劃兩個程序的時間表，而非逐步發現、逐步補救。
特殊情況：公司正在清盤
假如有限公司正面臨清盤，在申請取消商業登記時，須一併提交有關清盤決議案的影印本作為證明。在提交所需文件後，稅務局局長會考慮就法人團體開始進行清盤後的年度，暫停發出商業登記費及徵費的繳費通知書，避免公司在清盤期間繼續累積不必要的登記費用。
另一個選擇：暫停營業但不註銷，可申報為「不活動公司」
如果公司只是暫時停止業務，但不打算即時註銷（例如預留日後重啟的可能性），可考慮透過股東特別決議，向公司註冊處申報為「不活動公司」（Dormant Company）。這個安排的好處是毋須每年委任核數師進行審計，可節省相當可觀的合規成本；但需要留意，商業登記仍須按時續期，並非完全零成本，直至日後決定正式註銷為止。
換言之，如果東主對業務前景仍有保留，「不活動公司」是一個介乎「繼續全額合規」與「徹底註銷」之間的中間選項，值得在決定結業前一併評估。
辦理前的檢查清單
在遞交IRC3113之前，建議先確認以下幾項，避免申報後才發現有未了結事宜：確認結業日期已明確界定（這是1個月期限的起算點）；確認商業登記費已繳付至結業年度；準備好結業後的通訊地址及聯絡電話（稅務局日後如有查詢會使用此資料）；如屬有限公司，同步規劃撤銷註冊的時間表；如公司有僱員，確保已妥善處理最後一份僱主報稅表及強積金安排。
港信集團可統籌處理結業的全套程序
結業涉及稅務局與公司註冊處兩個部門、多份表格及不同的法定期限，任何一環疏漏都可能令公司在「已經結業」之後，仍然繼續累積費用及法律責任。港信集團的公司秘書及會計團隊，可協助客戶按正確次序統籌整個結業流程，包括IRC3113的遞交、稅務結清核對，以及有限公司的撤銷註冊申請，讓公司主可以確實地為業務畫上句號。
相關問題
公司已經停止營業幾年，現在才申報結業，會怎樣處理？
仍應盡快申報，但由於已超過法定的1個月期限，除了有機會面臨罰則，過往年度未有申報期間累積的商業登記費一般仍須繳付，因此拖延越久，需要補繳的金額越高，建議一發現疏漏即盡快處理。
無限公司結業，是否也需要向公司註冊處辦理任何手續？
不需要。無限公司只須向稅務局遞交結束業務通知書（IRC3113表格）並清繳商業登記費用，即可完成結業手續，毋須經過公司註冊處的撤銷註冊程序，因為無限公司本身並非在公司註冊處註冊成立的法人團體。
公司持有香港物業，可以申請撤銷註冊嗎？
不可以。申請撤銷公司註冊的條件之一，是公司資產不可包含位於香港的不動產。若公司持有香港物業，須先處理物業的轉讓或出售事宜，方可考慮申請撤銷註冊。
取消商業登記後，公司的舊帳簿及文件可以即時銷毀嗎？
不建議。香港的法律要求一般規定公司須保留業務紀錄及相關文件至少7年，即使業務已經結束，這項保存責任並不會即時終止，如日後稅務局有追溯查詢，公司仍須能夠提供相關紀錄。
結業通知遞交後，稅務局會發出確認嗎？
會。稅務局在確認相關資料及費用已清繳後，一般會發出通知，表示商業登記已正式取消，建議妥善保存這份確認文件，作為業務已合法終止的憑證。