4大要點教你如何從超過 7,857 間虛擬辦公室中挑選適合你(2021 年更新版)?

根據GEM National Report顯示,全球每年都有多於100萬創業者出現,即是每天平均1秒就會有3個創業者出現。

有不少的初創企業亦會因成本問題不主張投放太多金錢在辦公室上, 而選擇在咖啡廳或家中工作。

但擁有適當的辦公地址,專業的會議空間以及實體辦公室的週邊設備等等好處,無論是對於客戶印象或公司業務方面,都可以為初創企業帶來重要的影響。

所以虛擬辦公室使初創企業者可以兩全其美。

根據公司註冊處提供的信託或公司服務持牌人登記冊中,在香港註冊了超過6800間虛擬辦公室。

在這麼多的選擇,要知道如何做正確的選擇可能會很棘手。所以這裡總結了企業者需要留意挑選虛擬辦公室的5大要點以及虛擬辦公室的指引。

如果想確認持牌人身份可到信託及公司服務註冊處查閱登記冊(www.tcsp.cr.gov.hk)。

創業者既不想太高成本但需要一個商業地址作登記不少人會選擇以下方法

  1. 住宅地址 – 住宅地址不能作商業用途,登記為商業地址,即屬違法
  2. 親友辦公室地址 – 雖然成本低,但因借親友地址而產生尷尬感, 壓力大
  3. 中央信箱 – 商業登記證必須展示在當眼的地方,所以中央信箱不符合條件
  4. 自行租用地方 – 商業地址合乎規格, 但成本相對高
  5. 商務中心 – 服務價錢商宜, 而且合法又低風險

虛擬辦公室是什麼

虛擬辦公室(Virtual Office)並非實體辦公室,虛擬辦公室是指可讓企業借用地址登記公司,但並非有實體辦公室於該地址。

讓企業以低廉的價錢使用優質的商業中心地區登記地址、代收信件、代接電話,會議室租用等服務。

香港辦公室租金成本高昂,對初創企業而言是一大阻礙。

法例規定香港公司需以香港商業地址作為註冊地址,住宅地址並不符合要求。

所以即使無需使用辦公室,公司亦需要一個商業地址。

新創業公司通常沒有太多資源來支付指定的辦公空間,但是虛擬辦公室的出現意味著成本和靈活性對於中小型企業者是個巨大的吸引力。

虛擬辦公室的好處

(i) 合法性

註冊辦事處地址必須為政府與公司通訊的地址,因此家用住宅地址是不適用,而且亦不可以為郵箱地址。根據《公司條例》規定,任何人故意向該處長作出虛假陳述(包括公司地址)即屬犯罪,最高可處罰款10萬元及監禁6個月。因此虛擬辦公室提供的商業地址是合乎法例要求的。

(ii) 節省成本

由於自租辦公室的額外費用不僅只有電費、管理費,甚至購買所需的辦公設備、設置IT基礎架構和網絡;還包括運輸和安裝費用以及技術人員費用。而虛擬辦公室除了節省以上成本,亦可用優惠價錢享用加上影印,會議室等額外服務。

(iii) 建立專業良好企業形象

因應業務需要選擇不同地段的地址,租用甲級商廈的實體辦公室所費不菲,但使用虛擬辦公室可能每月只需幾百塊即可。

即是初創企業亦可以用低廉的價錢使用甲級商廈的註冊地址及服務,大大提高企業形象,提高客人的信心。

專業的客戶服務,將提供電話接聽服務、招待客人、 接收信件;而不用為專業接待人員支付昂貴的薪水。

即使客戶是獨資的生意,當客戶會客中, 接待人員亦可以公司名稱接聽所有電話,減少流失生意機會,以向客戶營造專業的形象。

(iv) 高度彈性

虛擬辦公室價格合理且靈活的虛擬辦公室計劃,這些計劃具有透明的定價結構,跟據不同的需要選擇提供獨立電話線,提供獨立傳真號碼,可確保不會陷入任何合同陷阱,並且確切知道服務所有項目收費。

而且,當您不再需要虛擬辦公室時,只需取消即可,而無任何麻煩或壓力。

虛擬辦公室最大的吸引力之一就是它的靈活性,它允許用戶只需要租用他們需要的服務。

這意味著基礎架構可以在個人和企業之間共享,從而可以更有效地分配資源。

這是虛擬辦公室受歡迎的原因,但如何選擇適用的虛擬辦公室?

4大要點教你如何從超過 7,857 間虛擬辦公室中挑選適合你

(i) 考慮業務需要

虛擬辦公室提供了許多不同的功能和服務,其中某些功能可能非常適合業務,而某些功能可能並不合適。

所以一定弄清楚業務目標以及可以實行該目標所需的工具。

(ii) 了解不同虛擬辦公室的功能

研究每個虛擬辦公室的不同功能,以確保滿足您的業務需求。

除了檢查虛擬辦公室具有的功能之外,還可以了解它們提供的便利設施。

例如,某些空間的WiFi連接,營業時間或郵件處理收取的額外費用等等。

(iii) 揀選合適的地址

商業地址是企業選擇虛擬辦公室的主要推動力之一。

它將用作公司地址,因此會影響到網站和所有營銷材料上。

如果要定位特定的目標群,則可能需要考慮選擇位於該地點的虛擬辦公室區域。

(iv) 清晰的收費及預算

虛擬辦公室通常比實際辦公室便宜,這就是為什麼許多新企業尋求虛擬辦公室服務的原因。

但是,為業務選擇正確的虛擬服務時,仍然需要考慮某些成本。

選擇最便宜的服務可能很誘人,但是這可能代表除了基本的費用之外還會產生額外的費用從而產生誤會。

大多數虛擬辦公室將具有不同的定價層,因此必須了解每項收費內容以及要對比業務的預算。

(v) 選擇持有合法牌照的商務中心

由於任何人經營信託或商務中心,均需要申請信託或公司服務提供者牌照並須遵從《打擊洗錢條例》的相關規定。

根據《打擊洗錢條例》, 任何人在沒有牌照的情況下在香港經營信託或商務中心,即屬犯罪。

但若然法團的持牌人違反任何客戶盡職審查及備存紀錄的規定,而該項違反行 為是該法團的董事所導致或容許的,或該董事沒有採取行動以防止違反行為,則公司註冊處可向該董事施加罰款。

因此必須清楚了解商務中心是否持有合法牌照,而持牌人登記冊可以在信託及公司服務提供者發牌制度的網站查閱每名信託或公司服務持牌人的名稱及營業地址。

港信虛擬辦公室三大特色

虛擬辦公室三大特色

市面上有不同的虛擬辦公室服務五花八門,令人眼花撩亂不知如何挑選。

港信明白客戶希望虛擬辦公室服務是既便利又有質素保證的,所以致力推出能滿足公司的實際營運需要的虛擬辦公室服務。

因此港信的虛擬辦公室服務有別於其他公司。

(i) 30天退款保證

一般虛擬辦公室服務都需要預繳服務費並不設退款,當客戶對服務不滿意時亦只能繼續使用或需要付額外費用去使用另一間公司的服務,提高了客戶使用服務的成本。

有見及此,港信提供30天退款保證給予客戶最大的自由度及保障,同時亦是對自身服務的信心,相信公司的服務品質可以令客人滿意。

(ii) 全港7個分行

港信的分行遍佈港九新界包括旺角九龍行、尖沙咀美麗華、灣仔告士打道80號、觀塘富利廣場、上水上水廣場、荃灣南豐中心和荔枝角長沙灣廣場。

各分行都鄰近地鐵站容易到達,不論是辦理申請還是之後使用服務都可十分方便。

如需要使用會議室,以上地點均可預訂可按當時需要而選擇就近分行,港信客更可以優惠價錢租用。

(iii) 比一般商業中心加長一小時營業時間至七點

港信明白某些客戶有一份正職工作兼職創業發展另一份事業,對這些客戶而言較長的營業時間就十分重要。

因為大多商務中心只營業到六點,對有正職工作的客戶是十分不便的,他們無法於營業時間內取信只能使用轉寄服務,增加營運成本。

有見及此,港信為方便客戶使用服務加長一小時營業時間至七點。

由此可見,除了基本的服務內容外,港信亦會比其他商務中心更體貼全面,更具彈性滿足客戶的需要。

如有興趣了解更多虛擬辦公室服務可於線上查詢或致電2159 8001 了解更多。