每年公司成立周年日一到，不少有限公司東主都會收到公司秘書或會計師的提醒：又到交周年申報表的時候。這份文件看似例行公事，但每年都有公司因為忽略期限或誤解申報要求，最終面對遠超預期的罰款。
周年申報表是什麼，跟報稅有分別嗎？
周年申報表（Annual Return，表格編號NAR1）是根據《公司條例》（第622章）規定，所有在香港註冊成立的有限公司必須每年向公司註冊處提交的法定文件，內容涵蓋公司名稱及編號、註冊辦事處地址、股東名冊、董事及公司秘書資料、股份資本結構等最新公司狀況。
需要留意，NAR1並非用作申報公司的盈利或虧損，這與稅務局要求提交的利得稅報稅表（BIR51）是兩份完全獨立的文件，分別由公司註冊處及稅務局處理，兩者的申報期限及要求並不相通，不能互相取代。
邊類公司需要提交，邊類毋須？
所有根據《公司條例》在香港註冊成立的有限公司，均須提交周年申報表，即使公司處於休眠狀態、沒有任何營運或交易，仍然需要按時申報。
無限公司——即獨資經營或合夥業務——由於並非根據《公司條例》註冊成立的法人團體，不受此規定限制，只需要按時續領商業登記證及依規報稅，毋須提交NAR1。
提交期限：本地私人公司42天內
對於絕大部分本地私人有限公司，法定要求是必須在公司成立周年日後42天內，將周年申報表連同指明費用提交至公司註冊處。這42天的期限包含星期六、日及公眾假期，並不設寬限，如期限最後一天剛好是假期，才會順延至下一個工作日。
其他類型公司的申報期限有所不同：本地公眾公司須於會計參照期結束後6個月內提交；擔保有限公司則為9個月內；而在香港註冊的非香港公司，則須於其註冊周年日後42天內提交。
準時提交費用及逾期罰款
如能在42天期限內提交，本地私人有限公司的NAR1申報費用為港幣105元，屬於相對輕微的行政成本。但一旦逾期，登記費會按逾期時間分級大幅上升，累計最高可達港幣數千元的水平，實際金額遠高於準時申報的費用。
除了登記費用上升，逾期未提交亦屬違反《公司條例》的行為，公司及其高級人員（包括董事及公司秘書）可被檢控。一經定罪，每次違規的最高罰款為港幣50,000元；如違規情況持續未有整改，法院更可判處每日港幣1,000元的違約罰款，直至公司完成申報為止。
提交周年申報表需要準備什麼資料？
申報前，公司需要核對以下資料是否為最新狀況：公司註冊辦事處地址、董事及公司秘書的個人或法人資料、股東名冊及持股比例、已發行股份資本結構、以及公司任何未償還的按揭或押記總額。如上述任何一項在過去一年內有變動而未有另行向公司註冊處申報，應在提交NAR1前一併完成相關的變更申報，確保周年申報表所載資料與公司實際狀況一致。
提交方式可選擇透過公司註冊處的電子服務網上遞交，或以紙本方式郵寄，兩者在法定期限的計算上並無分別，但如選擇郵遞，文件必須在42天期限內實際送達公司註冊處才視為有效，建議預留足夠時間，避免因郵遞延誤而變相逾期。
為什麼每年都有公司因NAR1被罰？
實務上，最常見的逾期原因並非公司刻意拖延，而是東主誤以為「公司沒有營運，就不用交表」，又或者公司秘書變更、地址遷移期間，政府通知信未能及時送達負責人手上，導致錯過42天期限而不自知。由於NAR1的申報責任在法律上是公司及其董事的個人責任，即使是因為疏忽或資訊未有傳達，同樣不能作為逾期的免責理由。
交由專業秘書公司跟進，避免逾期風險
港信集團的公司秘書服務，會為客戶主動追蹤每間公司的成立周年日，提前準備及核對周年申報表所需的最新資料，並代為完成網上遞交，確保客戶不會因為忙於業務營運而錯過法定申報期限。對於曾經逾期申報、需要一併處理罰款及補交程序的公司，我們亦可協助評估具體情況及跟進申報。
相關問題
公司今年完全沒有交易，還需要提交周年申報表嗎？
需要。即使公司處於休眠狀態或全年沒有任何營運及交易，只要仍屬有效註冊的有限公司，均須按時提交周年申報表，資料沒有變動同樣要如期申報，不能因為沒有營運而豁免。
周年申報表可以自己提交，還是一定要透過公司秘書？
公司可以自行透過公司註冊處的電子服務網上提交NAR1，法律上並無強制要求必須經由公司秘書代辦。但由於申報內容需要與公司法定紀錄及股東董事資料完全一致，實務上大部分公司仍會委託公司秘書處理，以減少因資料錯誤或遺漏而被退回的風險。
公司秘書如果沒有提醒東主提交NAR1，責任誰屬？
周年申報表的法定申報責任在於公司及其董事本身，即使委託了公司秘書服務，最終法律責任仍然由公司承擔。因此選擇公司秘書服務提供者時，應確保對方有完善的期限追蹤及提醒機制，減少因溝通落差而導致逾期的風險。
公司已經逾期未交NAR1，現在補交還可以嗎？
可以補交，逾期並不代表不能再提交，但需要按逾期時間繳付相應提高的登記費用，情況嚴重或持續逾期的，公司及董事仍有機會面臨檢控及罰款，建議一發現逾期應盡快處理，避免拖延令情況進一步惡化。
公司結業前，還需要提交周年申報表嗎？
在公司正式透過公司註冊處完成撤銷註冊或解散程序之前，公司在法律上仍然存續，周年申報表的法定申報責任並不會因為業務已停止運作而自動終止，未完成正式結業程序前仍須按時申報。