未有備存《重要控制人登記冊》 隨時損失HK$ 25,000!

政府罰款 – 未有備存重要控制人登記冊

經修訂的《公司條例》(第 622 章)於 2018 年 3 月 1 日正式實施,規定在香港成立為的公司須備存《重要控制人登記冊》,供執法人員查閱。

如未有於註冊地址或備存地點備存重要控制人登記冊,即屬刑事罪行。該公司及其每名責任人可各處第 4 級罰款 (即 25,000 元 )。

法官會按不同情況判罰,另外更有可能判處每日各處罰款 700 元 。

修訂條例內容

《修訂條例》有兩大部分,第一部分是所有在香港成立為法團的公司包括股份有限公司,擔保有限公司,無限公司(上市公司除外)均須:識別及確定對其有重大控制權的人。

第二部分是公司需備存重要控制人登記冊,供執法人員查閱。

何為公司的重要控制人?

某人如符合下述5個條件中的1個或以上條件,即對公司有重大控制權:

  1. 該人直接或間接持有該公司25%以上的已發行股份;或如該公司沒有股本,該人直接或間接持有分攤該公司25%以上的資本或分享該公司25%以上的利潤的權利;
  2. 該人直接或間接持有該公司25%以上的表決權
  3. 該人直接或間接持有委任或罷免該公司董事局的過半數董事的權利;
  4. 該人有權利或實際上對該公司發揮或行使重大影響力或控制;
  5. 該人有權利或實際上對某信託或商號的活動發揮或行使重大影響力或控制,而該信託或商號並不是法人,但該信託的受託人或商號的成員,就該公司而言符合首4個條件中的任何1個條件。

公司的主要責任包括

備存重要控制人登記冊

讓執法人員查閱登記冊

識別重要控制人

更新登記冊資料

把詳情記入登記冊

向重要控制人及其他人士發出通知

除了備存重要控制人登記冊外,每間公司須指定最少一名人士為公司代表,以就公司的重要控制人登記冊有關事宜向執法人員提供協助。公司的指定代表須由以下任何一類人士擔任:

該公司的股東、董事或僱員,而且必須是居於香港的自然人;

或會計專業人士、法律專業人士或信託或公司服務持牌人。

為了避免因未有備存重要控制人登記冊而受罰款,建議客戶找專業的秘書公司處理相關文件。

如何準備《重要控制人登記冊》

重要控制人登記冊內容,主要記錄公司重要控制人的個人資料及持股詳情,有關重要控制人登記冊範本,可按此參閱公司註冊處的示例。