服務式辦公室的 5 大不可抗因素

近日本港經濟被不明朗因素所影響,不少公司都轉向尋求在營運及管理上彈性,加上市場供應提高及接受程度提昇,令更多中小企於租約期滿後選擇放棄選用傳統辦公室而轉用服務式辦公室。

究竟服務式辦公室對中小企來說有什麼吸引力呢?

何謂服務式辦公室?

雖然服務式辦公室在香港已經發展了超過20年,但仍然有不少人對服務式辦公室並未十分了解,故我們先在這裡簡單介紹一下。

其實服務式辦公室概念與酒店類近,不過用途由住宿變成了辦公,通常是以月租形式出租。

大部份服務辦公室均設有辦公室傢俱及通訊設備如電話系統及網絡、接待大堂、茶水間、會議室等空間,並有提供接待服務及基本行政支援等,讓客人可馬上使用,故又稱為即用辦公室。

由此可見,服務式辦公室可即租即用十分方便。

服務式辦公室的5大優點

我司於上半年進行了一個客戶調查,當中得到 213 位客戶的意見,歸納出使用服務式辦公室有以下 5 大優點:

  1. 彈性極高
  2. 節省成本
  3. 增加流動資金
  4. 性價比高
  5. 免除煩惱

下文會詳細解釋服務式辦公室的 5 大優點。

彈性極高 – 靈活的租期及彈性辦公空間

i. 租賃期最短可至 1 天

由於傳統辦公室的租賃期固定,一般租賃期由兩年起,條款方面亦較嚴謹,彈性不高,並不適合變化度大的中小企。

相反服務式辦公室的租賃期十分自由相當靈活,一般最短租用一個月,亦因應不同情況更可只租用一天,也可以年為單位去租用。跟傳統辦公室十分不一樣。

ii.增加發展彈性 – 配合公司發展而彈性選擇辦公室面積

一般傳統辦公室面積動輒過百呎,對初創公司而言根本是浪費。

服務式辦公室於同一地點有不同大小的辦公室可供選擇,在創業初期可能只需要一人辦公室即可應付公司需求。

當公司需要擴大規模時,服務式辦公室不像傳統辦公室需要還原整個辦公室才可退租,只需在同一地點升級房間即可。

服務式辦公室正正完美滿足到此類公司的要求。

節省成本 – 有效節省投資和營運成本

另一方面,服務式辦公室不單可以節省投資成本亦可節省營運成本。

i. 節省設立辦公室投資成本

如果使用傳統辦公室需要自行設計辦公室,不論是聘請設計師或由公司員工負責,都需要負上相應成本,不論是金錢或人力成本。

再者,更需花費月餘時間去裝潢。

雖然有免租期,但裝修期一般會超過免租期,那便需支付額外租金。

裝修期間的租金及人力成本,等同資源花費亦即是金錢。

除了設計及裝修成本外,使用傳統辦公室更需付簽約的律師費、地產經紀佣金和購買傢俱及其他辦公室設備的支出。

另一方面,傳統辦公室在退租時需還原整個辦公室,這又是另一筆不少的花費,同時亦需要時間去還原辦公室,該段期間亦需要支付租金。

而使用服務式辦公室可完全節省以上提及的費用,因為服務式辦公室已有基本配置,可讓中小企將資金投放於公司業務發展之上。

ii. 節省營運成本

另外,服務式辦公室除了可節省裝修成本外,租用服務式辦公室更可減少人力成本。

使用傳統辦公室需要為一切行政開支及分行租金預先花一筆錢,而且亦不會因公司業務情況收入支出有所減少。

但是服務式辦公室團隊會代為管理辦公室,包括辦公室設備維修、日常管理、一般資訊科技支援、網絡及接待員的聘請和訓練等等。

服務式辦公室更可省掉接待員過萬元的薪水、強積金、員工保障等支出及差餉、管理費、水電費等雜費。

增加流動資金 – 按金低改善資金流通性

基本上傳統辦公室需要三至四個月的租金作為按金,按金雖然會在退租時退回,但以持續經營的角度來看,按金一直存於在業主手上,高額的按金會降低資金的流動性,不利公司的發展。

但服務式辦公室一般按金為一至兩個月的租金。

兩者的按金差距可過達 10 萬元以上,對中小企而言,已是一筆可觀的流動資金。

所以流動資金可以令中小企加強資金周轉,以及可以專注業務上的發展。

性價比高 – 以 3 分之 1 的成本即可使用甲級商廈

為什麼服務式辦公室的性價比高於傳統辦公室呢?

一般傳統辦公室若需要甲級地段為選址,一定要預留一筆雄厚資金。

但是服務式辦公室會與其他公司一同租用一個辦公室,其他公司可分擔公共區域的租金,所以令服務式辦公室價錢比傳統辦公室更相宜。

例如灣仔等核心地段的商廈,區內主要都是甲級寫字樓可匯聚專業的形象。

因此,如選擇服務式辦公室以相同的租金可租用更優質的辦公室地段,以及提升公司形象。

免除煩惱 – 專人代管辦公室

中小企需要自設辦公室,其實是一個非常煩擾的過程。由物色地點、考察、通過地產中介聯絡業主,再等業主審核公司的背景。

愈是高級的商廈,可能對公司的背景要求愈高。

規模較小或歷史較短的公司,可能業主會拒絕提供報價或在條款中要求額外增加按金的金額,甚至要求公司董事作出私人擔保等。

拿到了正式合約還需到律師行簽署,之後需要準備裝修辦公室。

租戶往往需要在很短的時間內處理好設計,報價,批圖再協調不同公司進行工程部份等各種陌生又麻煩的流程。

而按客戶經驗所得換來的通常都會是超支及延誤,通常難以在業主提供的免租期內完成。

辦公室還未開始使用,可能那些準備工作可能已經嚴重影響了中小企的正常運作。

更何況在辦公室使用後,每日每月的管理工作才是雜務庶務工作的開始。

使用傳統辦公室需自行管理辦公室,辦公室的大小事務如繳付水電費、網絡費、差餉,管理費、辦公室設備維修保養、一般資訊科技支援和接待員的訓練等均需聘員工負責。

而選用服務式辦公室則不需要考慮以上事務,因為服務式辦公室服務團隊會包攬辦公室管理工作,即租即用,將以上事務安排妥當。

由此可見,選用服務式辦公室可省下不小麻煩免除煩惱。

替代方案

總合以上的五大優點,服務式辦公室已經不單止能作為傳統辦公室的替代方案,更已成為各種不同規模及不同行業的一個主要辦公室選項,當中包括中小企、初創公司、發展新市場、短期合作項目、跨國公司的海外辦公室,以及需要獨立於總公司的部門。

服務式辦公室彈性極高,同時可節省成本,增加流動資金並享有高性價比,讓不同種類的企業可獲得更多的資金專注發展業務。

如果你尚未體驗過服務式辦公室的優點,我們誠意邀請你成為港信用戶