服務式辦公室的 5 大不可抗因素

近日本港經濟被不明朗因素所影響,不少公司都轉向尋求在營運及管理上彈性,加上市場供應提高及接受程度提昇,令更多中小企於租約期滿後選擇放棄選用傳統辦公室而轉用服務式辦公室。

究竟服務式辦公室對中小企來說有什麼吸引力呢?

 

 

 

何謂服務式辦公室?

雖然服務式辦公室在香港已經發展了超過20年,但仍然有不少人對服務式辦公室並未十分了解,故我們先在這裡簡單介紹一下。

其實服務式辦公室概念與酒店類近,不過用途由住宿變成了辦公,通常是以月租形式出租。

大部份服務辦公室均設有辦公室傢俱及通訊設備如電話系統及網絡、接待大堂、茶水間、會議室等空間,並有提供接待服務及基本行政支援等,讓客人可馬上使用,故又稱為即用辦公室。

由此可見,服務式辦公室可即租即用十分方便。

 

服務式辦公室的5大優點

我司於上半年進行了一個客戶調查,當中得到 213
位客戶的意見,歸納出使用服務式辦公室有以下
5 大優點:

 

  1. 彈性極高
  2. 節省成本
  3. 增加流動資金
  4. 性價比高
  5. 免除煩惱

下文會詳細解釋服務式辦公室的 5 大優點。

 

彈性極高 – 靈活的租期及彈性辦公空間

i. 租賃期最短可至 1 天

由於傳統辦公室的租賃期固定,一般租賃期由兩年起,條款方面亦較嚴謹,彈性不高,並不適合變化度大的中小企。

相反服務式辦公室的租賃期十分自由相當靈活,一般最短租用一個月,亦因應不同情況更可只租用一天,也可以年為單位去租用。跟傳統辦公室十分不一樣。

ii.增加發展彈性 – 配合公司發展而彈性選擇辦公室面積

一般傳統辦公室面積動輒過百呎,對初創公司而言根本是浪費。

服務式辦公室於同一地點有不同大小的辦公室可供選擇,在創業初期可能只需要一人辦公室即可應付公司需求。

當公司需要擴大規模時,服務式辦公室不像傳統辦公室需要還原整個辦公室才可退租,只需在同一地點升級房間即可。

服務式辦公室正正完美滿足到此類公司的要求。

 

節省成本 – 有效節省投資和營運成本

 

另一方面,服務式辦公室不單可以節省投資成本亦可節省營運成本。

i. 節省設立辦公室投資成本

如果使用傳統辦公室需要自行設計辦公室,不論是聘請設計師或由公司員工負責,都需要負上相應成本,不論是金錢或人力成本。

再者,更需花費月餘時間去裝潢。

雖然有免租期,但裝修期一般會超過免租期,那便需支付額外租金。

裝修期間的租金及人力成本,等同資源花費亦即是金錢。

除了設計及裝修成本外,使用傳統辦公室更需付簽約的律師費、地產經紀佣金和購買傢俱及其他辦公室設備的支出。

另一方面,傳統辦公室在退租時需還原整個辦公室,這又是另一筆不少的花費,同時亦需要時間去還原辦公室,該段期間亦需要支付租金。

而使用服務式辦公室可完全節省以上提及的費用,因為服務式辦公室已有基本配置,可讓中小企將資金投放於公司業務發展之上。

ii. 節省營運成本

另外,服務式辦公室除了可節省裝修成本外,租用服務式辦公室更可減少人力成本。

使用傳統辦公室需要為一切行政開支及分行租金預先花一筆錢,而且亦不會因公司業務情況收入支出有所減少。

但是服務式辦公室團隊會代為管理辦公室,包括辦公室設備維修、日常管理、一般資訊科技支援、網絡及接待員的聘請和訓練等等。

服務式辦公室更可省掉接待員過萬元的薪水、強積金、員工保障等支出及差餉、管理費、水電費等雜費。

 

增加流動資金 – 按金低改善資金流通性

基本上傳統辦公室需要三至四個月的租金作為按金,按金雖然會在退租時退回,但以持續經營的角度來看,按金一直存於在業主手上,高額的按金會降低資金的流動性,不利公司的發展。

但服務式辦公室一般按金為一至兩個月的租金。

兩者的按金差距可過達 10 萬元以上,對中小企而言,已是一筆可觀的流動資金。

所以流動資金可以令中小企加強資金周轉,以及可以專注業務上的發展。

成本開支大比較!服務式辦公室與自設辦公室的分別

以初創企業,或者海外總公司於香港設立辦公室,除老闆或總監外加上一位職員,以及一個會議室和接待處為例:

基本要求

 

自設辦公室

服務式辦公室

最少所需面積

500平方呎
(整個獨立單位)

100平方呎
(只需足夠容納2人及儲存空間)

最短租期

1年

3個月

準備時間

裝修約1個月

即時

初期投放資金預算

 

自設辦公室

服務式辦公室

租金

港幣12,500元
(以每平方呎$25作標準)

港幣7,000元

租按金

港幣37,500元 (3個月按金)

港幣7,000元 (1個月按金)

經紀費用及印花稅

港幣6,625元

港幣0元(不需任何稅項或轉介費用)

裝修及傢俬費用

港幣30,000元

港幣0元 (服務式辦公室已有裝修)

其他配置如電腦﹑打印機﹑電話

港幣30,000元

港幣15,000元
(只需準備電腦,其他文儀用品可於服務式辦公室工作間使用)

初期開支預算總計

港幣116,625元

港幣29,000元

每月固定開支預算

 

自設辦公室

服務式辦公室

每月租金

港幣12,500元

港幣7,000元

水費﹑電費及清潔費用

港幣3,000元

港幣0元 (已包括)

電話及上網費用

港幣1,000元

港幣0元 (已包括)

每月固定開支總計

港幣16,500元

港幣7,000元

由此可見,不論是成立初期,抑或每月營運,選用服務式辦公室比自租辦公室的開支大大減少。

而且,於服務式辦公室前台營運的時間內,如遇到任何問題,只需通知前台職員協助處理,並不需要自己折騰。

加上前台職員亦會協助處理部分秘書的工作,例如接待客人﹑日常收取信件包裹等,讓客人能夠專注處理自己業務,減省處理瑣事。

性價比高 – 以 3 分之 1 的成本即可使用甲級商廈

為什麼服務式辦公室的性價比高於傳統辦公室呢?

一般傳統辦公室若需要甲級地段為選址,一定要預留一筆雄厚資金。

但是服務式辦公室會與其他公司一同租用一個辦公室,其他公司可分擔公共區域的租金,所以令服務式辦公室價錢比傳統辦公室更相宜。

例如灣仔等核心地段的商廈,區內主要都是甲級寫字樓可匯聚專業的形象。

因此,如選擇服務式辦公室以相同的租金可租用更優質的辦公室地段,以及提升公司形象。

 

免除煩惱 – 專人代管辦公室

中小企需要自設辦公室,其實是一個非常煩擾的過程。由物色地點、考察、通過地產中介聯絡業主,再等業主審核公司的背景。

愈是高級的商廈,可能對公司的背景要求愈高。

規模較小或歷史較短的公司,可能業主會拒絕提供報價或在條款中要求額外增加按金的金額,甚至要求公司董事作出私人擔保等。

拿到了正式合約還需到律師行簽署,之後需要準備裝修辦公室。

租戶往往需要在很短的時間內處理好設計,報價,批圖再協調不同公司進行工程部份等各種陌生又麻煩的流程。

而按客戶經驗所得換來的通常都會是超支及延誤,通常難以在業主提供的免租期內完成。

辦公室還未開始使用,可能那些準備工作可能已經嚴重影響了中小企的正常運作。

更何況在辦公室使用後,每日每月的管理工作才是雜務庶務工作的開始。

使用傳統辦公室需自行管理辦公室,辦公室的大小事務如繳付水電費、網絡費、差餉,管理費、辦公室設備維修保養、一般資訊科技支援和接待員的訓練等均需聘員工負責。

而選用服務式辦公室則不需要考慮以上事務,因為服務式辦公室服務團隊會包攬辦公室管理工作,即租即用,將以上事務安排妥當。

由此可見,選用服務式辦公室可省下不小麻煩免除煩惱。

 

總合以上的五大優點,服務式辦公室已經不單止能作為傳統辦公室的替代方案,更已成為各種不同規模及不同行業的一個主要辦公室選項,當中包括中小企、初創公司、發展新市場、短期合作項目、跨國公司的海外辦公室,以及需要獨立於總公司的部門。

如何選擇服務式辦公室?

現時,服務式辦公室已越趨流行。
但到底考慮租用服務式辦公室時,需多加注意什麼地方呢?

服務時間 – 24/7開放 提高業務彈性

一般來說,服務式辦公室是全天候開放的,不論是辦公室的進出及使用﹑電力﹑電話以及網絡等都是照常運作的。

但如果需要到前台的服務,時間都一般為朝9晚6,始終負責辦公室服務及管理的人員都總是會下班的。

另一個需要注意的就是大廈的冷氣提供時間,由於一般商業大樓,冷氣都是採用中央管理式的,而大部份的商業大樓都會於傍晚7時停止提供冷氣。

部份甚至可能於6時已停止,亦可能有些到8時或9時。

不管自租商廈或使用服務式辦公室,要大廈管業處提供加時冷氣是費用一般非常昂貴,

如果客人的工作時間較晚,或者需要在星期六日工作的話,在決定租用前,不論是服務式辦公室抑或自租商廈,必須清楚冷氣的開放時間,以及加時冷氣的費用。

各類雜費 – 不可不知的收費項目

決定使用服務式辦公室前,除了考慮基本月費外,亦必需多加注意其他雜項或隱藏收費,例如會議室﹑打印費等,以下例舉一些常見例子:

i. 會議室

服務式辦公室除了提供房間租用外,亦包括共用的設施,會議室就是其中一個例子。

會議室大多以每小時的形式租用,大小各有不同,未能一概而論。

但由於其他服務式辦公室使用者亦會同時租用會議室,一般來說,使用會議室必需提前預約。

服務式辦公室客人能以折扣價格租用,更可按不同用量需要,購買會議室優惠方案。

ii. 打印費

一般服務式辦公室內亦設有小型工作間,以便客人無須額外添置辦公室儀器,以節省成本。

打印費一般由每張HK$0.5至HK$1起, 而彩色的則由HK$2至HK$3不等。

衡量是否需要自行購買打印機,我們建議視乎本身的打印量而定。

如少量列印的公司,建議使用小型工作間的設施,省去買打印機的成本。

而且,打印本身亦會有紙張及碳粉等損耗品的成本,相比起來使用共用的列印設備其實並不算高。

如果數量比較多,當然建議自行添置小型的設備,而市場上的多合一鐳射打印設備只需要千多至數千元。

當然,如公司需要極大量打印的情況,或者印刷傳宣傳單張﹑小冊子之類,則建議交給專業的印刷公司處理

iii. 茶水費用

服務式辦公室大多設有商務休憩空間,以供客人忙裡偷閑,享用茶水間所提的飲品小吃。

一般服務式辦公室會額外收取茶水費用每月數百,亦有一些費用全免的。

iv. 通訊費用

服務式辦公室提供一站式辦公空間,客人能夠即租即用。

除了房間傢俬配置外,亦提供電話專線﹑上網通訊組合等。

視乎不同的服務式辦公室營運商,部分會按房間的實際使用人數收取通訊組合費用,有些則包括在每月租金內。

彈性空間 – 按業務需要隨時改變辦公室組合

作為中小型企業或初創企業團隊,公司的發展情況很多時都可能不易預期,有可能突然需要擴大團隊人數。

一般的服務式辦公室供應商都能做到提供靈活租期的額外工作空間,只要辦公室內仍有空置單位便可以了。

按我們團隊經驗,服務式辦公室的用戶都會不斷擴展工作空間,或按實際需要變更辦公室組合。

我們相信,相比之下租用獨立辦公室單位較難隨時改變空間需求,尤其減少空間。

但是,卻因為合約訂明的原因,大部份情況業主方都不會容許,畢竟要遵守租約條款。

如果租用服務式辦公室,假若需要改變辦公室組合,不論是擴大或縮小,我們建議客戶可以在議定合約時與營運商事先商議。

一般服務式辦公室合約的租期較靈活,短至1個月,長至超過1年。

如簽署較短的合約,或以一些特定協商的條款來處理,在合約的定立上比起直接到業主來得更有彈性。

私隱度 – 確保業務安全

服務式辦公室的單位一般是於同一樓層的單位內分割出來,你將會與其他公司為鄰。但由於自己依然會有專屬辦公室,所以私隱度仍然可以維持。

但是,於一些共用空間的位置,例如會議室和茶水間,客人應多加注意,避免遺留公司文件。

而且,由於會有其他公司的使用者,故你未必可以隨時隨地在商務中心範圍內高聲談論內部事務,相關的溝通或討論,我們還是建議在所屬的房間,或會議室內進行。

經驗分享

我們擁有專業豐富的服務式辦公室營運經驗,留意到客人對服務式辦公室的要求不斷改變。
以下由我們資深同事,跟大家分享一些個案:

對服務式辦公室要求提高

我是Amy,在商務中心工作9年,主要負責市場策劃的工作。
剛開始時市面上對服務式辦公室的接受能力不太高,客人比較偏好傳統辦公室,認為服務式辦公室的私隱程度低。
但隨著商業大廈租金不斷上升,開支成本增加,加上市場亦開始轉向行業成熟的服務式辦公室。
現時,服務式辦公室更成為主流選擇之一,看到不少客人由初初使用虛擬辦公室到業務擴展需要空間,服務式辦公室成為他們的不二之選。
一些已在使用服務式辦公室的客人,如需要擴展業務,亦能選用同一個辦公室,甚至鄰近的房間,不用重新搬遷或裝修即可使用。

記得初初客人查詢問題主要圍繞租金﹑按金﹑包含服務﹑有沒有隱藏收費等,都是服務式辦公室的基本查詢。

而近年開始,客人對服務式辦公室的要求提高,除了基本服務外,還希望服務式辦公室額外支援例如 : 前枱同事延長辦公室時間,有否提供會計稅務、秘書服務或虛擬辦公室等專業服務。

感覺現在的客人對使用服務式辦公室變更精明,要求更高。
而我們作為其中一位市場領導者,亦不斷研究推出新的服務組合,以便服務式辦公室的客人,能夠減省處理政府文件及手續的時間,專注業務發展。

靈活多變的辦公室組合

我是Tommy,於公司已經工作3年,主要負責銷售及租務的工作。
當時入職不久,收到一位初由美國到埗的客人 Ivan查詢。
由於總公司需拓香港業務發展,委派他到香港設立辦公室。
起初,Ivan以為我們是一家地產代理公司,打算租用傳統辦公室。
跟客人解釋我們是服務式辦公室的營運者後,客人起初感到十分抗拒,因為以往在美國使用服務式辦公室的時候,發現每月均需繳付多項雜費,並不是如想像中的方便。
面對未能預期收費的雜項開支,對於公司控制預算方面確有難道。

及後,我向Ivan解釋我們所提供的服務式辦公室除了基本房間內的傢俬外,亦已預先設定好電話﹑上網等配套,確定租用後,只需帶同電腦,便可即時使用。
而且,我們服務式辦公室的月費已包括一切雜費如電費﹑管理費等,而其他按用量所收費的項目如會議室﹑影印等,亦會於每月帳單上清楚列明。
Ivan認為,這種方式令他感到很安心,亦不用擔心每月是否超出公司預算,因此,他很有興趣了解我們服務式辦公室的詳情,更即時預約參觀。

我很高興,他於參觀及作出比較後,不用一個星期就決成為我們服務式辦公室的客戶了,並對當日在前台同事的接待態度感到很滿意,並表示期待同事日後同樣以專業及誠懇協助他接待香港的生意夥伴。

現時,Ivan於香港的業務已擴展成一家20人的公司,但仍然選擇使用我們營運的服務式辦公室,更租用了不同地點的服務式辦公室,以便居住不同地區的員工上班。
儘管處於不同的辦公室工作,但每個服務式辦公室均設有獨立會議室,客人只需預約即可使用不同地區的會議室進行會議。
Ivan及他的團隊每週均會定期於不同地區的服務式辦公室行會議,因此,我亦為他準備了獨有的方案,提供更優惠﹑更簡單的會議室使用方案。

服務式辦公室彈性極高,同時可節省成本,增加流動資金並享有高性價比,讓不同種類的企業可獲得更多的資金專注發展業務。

如果你尚未體驗過服務式辦公室的優點,我們誠意邀請你立即預約參觀