執拾雜物時發現公司印章不見了，不少東主第一個反應是驚慌：「無咗個印，簽嘅合約仲有無效？」這條問題背後，其實藏著一個相當普遍的誤解——香港公司使用印章的法律地位，遠比大部分人想像中寬鬆得多。
先破解迷思：香港公司自2014年起已毋須備存印章
根據《公司條例》（香港法例第622章）第124(1)條，自2014年3月3日新公司條例生效起，香港公司已不再需要刻製法團印章（Common Seal）。換言之，公司可以選擇備存及使用印章，也可以完全不使用任何印章，兩者在法律上均屬合規。
根據第127(3)條，公司即使沒有使用印章，仍可透過以下方式有效簽立文件：由最少一名董事及一名獲授權人士（或兩名董事，或一名董事連同公司秘書）共同簽署文件。第127(5)條進一步訂明，按照這種方式簽署的文件，其法律效力等同於已蓋上公司法團印章而簽立一樣。至於涉及土地權益轉讓等須以「契據」方式辦理的文件，第128(1)條同樣容許公司在不使用印章的情況下，按規定的簽立模式簽立契據，具有相同法律效力。
「法團印章」與日常用的「簽名章」「小圓章」，原來不是同一回事
這是實務上最多人混淆的地方。香港公司日常使用的印章主要有三種，法律地位卻大不相同：
法團印章（Common Seal／鋼印）：是《公司條例》唯一有明文規定的印章類型，具有明確的法律效力。公司如選擇備存法團印章，蓋章時須按照公司章程細則的條文辦理，一般要求由至少一名董事及一名獲授權人士（可以是董事、公司秘書，或獲董事授權的人士）在蓋章文件上共同簽署。
簽名章（俗稱條形章）及小圓章：這兩款是日常商業運作中最常見、最廣泛使用的印章，但嚴格來說，《公司條例》完全沒有就這兩種印章作出任何規定，它們並非香港公司的法定公章，這一點是相當多人的誤解。實務上，簽名章及小圓章被廣泛用於簽收文件、發票、對帳單、付款憑證等日常文書，但單純加蓋這些印章，並不足以構成具法律約束力的文件——關鍵仍在於文件上是否有適當的董事或獲授權簽署人簽名。
文件沒有蓋印章，是否代表無效？
並非如此。文件的法律效力並不完全取決於是否蓋有公司印章。在香港，只要合約符合法律標準（例如雙方合意、有對價、有簽署等要件），即具有法律約束力，無論是否蓋章。蓋有公司印章的文件，在日後出現爭議或監管審查時，可能更具說服力，因為它提供了公司認可的可見證據，但這只是「錦上添花」的證明作用，而非文件生效的先決條件。
換言之，一份只蓋有小圓章、但沒有任何董事或獲授權人士簽名的合約，理論上仍然可能被質疑其約束力；相反，一份沒有蓋任何印章，但有正確的董事簽署的文件，其法律效力並不會因此打折扣。
印章遺失，實際上應該怎樣做？
由於印章（不論法團印章、簽名章或小圓章）都是公司自行訂製的私人物品，並非由政府部門發出的法定文件，因此印章遺失並沒有一個要向政府申請的「補領」程序，公司只需要按以下步驟自行處理：
第一步：立即重新刻製新印章。 直接聯絡印章製作商，訂製一枚新的印章以取代遺失的舊印章，過程一般不需要特別的政府批文或公司註冊處的核准。
第二步：通知相關業務往來方，尤其是銀行。 如遺失的印章曾用於銀行文件（例如支票簽發、銀行指示等），必須立即通知銀行更改授權簽署式樣，並提交新印章的印模作為更新紀錄，避免遺失的舊印章被他人盜用於銀行交易。
第三步：向警署備案遺失。 建議就印章遺失一事向警方報案備案，一方面留下正式紀錄，另一方面如日後舊印章被盜用作不當用途，公司已有備案作為抗辯依據。
第四步：如涉及法團印章，須按公司章程處理採用新印章的程序。 由於《公司條例》及《公司章程細則範本》均沒有就採用或取消法團印章的具體程序作出明文規定，這部分事宜由公司自行決定，一般建議透過董事會決議或書面決議，正式採納新的法團印章，並將相關決議存檔，作為日後核實新印章合法性的紀錄。
三種印章，實務上分別用在哪裡？
法團印章由於程序較為正式（須董事及獲授權人士共同簽署），現時較多保留用於股票證書等更具法律份量的正式文件；日常營運中，例如驗證發票、簽收貨物、簽署一般商業合約，公司普遍傾向使用簽名章或小圓章，操作上更為簡便靈活。至於在香港境外簽署的文件，部分公司會使用引申自法團印章的「正式印章」（Official Seal），方便海外業務往來時使用。
印章遺失，會影響已經簽署的舊合約嗎？
不會。印章遺失只是一個發生在當下的事件，並不會追溯影響過去已經合法簽署完成的合約或文件的有效性。真正需要留意的，反而是遺失期間至重新刻製新印章之前，公司應暫停使用該印章處理任何新文件，並確保業務夥伴、銀行等相關方已知悉印章已更換，避免有人誤用舊印模或偽造印章進行不當交易。
港信集團可協助處理印章遺失後的整套後續安排
印章遺失雖然不涉及政府補領程序，但銀行通知、董事會決議文件準備及新印章的正式採納，仍然需要妥善處理，以確保公司內部治理及對外業務往來不受影響。港信集團的公司秘書服務，可協助客戶準備採納新印章所需的董事會決議文件，並協調銀行方面的簽署式樣更新，讓客戶可以專注處理業務，而非逐一追蹤行政細節。
相關問題
公司從未備存過法團印章，日常只用簽名章，是否合法？
合法。自2014年起，香港公司已毋須法定備存法團印章，公司可以選擇完全不使用任何印章，只要文件按照《公司條例》規定的方式（董事及獲授權人士共同簽署）簽立，即具有相同的法律效力。
印章遺失後，需要向公司註冊處申報嗎？
不需要。印章屬於公司自行訂製的私人物品，並非由公司註冊處發出的法定文件，遺失後毋須向公司註冊處作出任何申報，公司只需自行重新刻製新印章，並通知相關業務往來方（尤其是銀行）即可。
員工私自盜用公司印章簽署文件，公司需要負責嗎？
視乎具體情況及該員工是否獲得公司的實際或表面授權而定，這涉及較複雜的法律責任判斷，如懷疑發生印章被盜用或濫用的情況，建議盡快諮詢法律意見，評估公司的法律責任及可行的追究途徑。
簽名章及小圓章需要在公司章程細則內註明嗎？
不需要。由於《公司條例》並無就簽名章及小圓章作出任何規定，這兩種印章的使用純屬公司內部管理事宜，毋須在公司章程細則內特別註明，公司可自行決定其管理及使用方式。
公司決定日後不再使用任何印章，需要辦理什麼手續？
如公司此前有備存法團印章，決定停用時，可按公司內部決議程序（一般透過董事會決議）正式取消該印章的使用，並將決議存檔備查；如僅是日常使用的簽名章或小圓章，由於本身並非法定要求，公司可自行決定停用，毋須特別辦理任何政府手續。