其實現在還有很多人會混淆公司秘書與私人秘書的職責，但兩者差異很大。
私人秘書是屬於個人性質，直接隸屬於老闆或高級行政人員，主要為老闆或高級行政人員安排行程、協助老闆處理日常工作事務及一般行政職務。
另一種就是公司秘書，公司秘書英語 Company Secretary，又稱為Com Sec；屬於法定人士與政府和監管機構，進行溝通，是作為公司的法規及法律顧問。
由於有限公司在香港有獨立的法律地位，公司 秘書亦是法定職業，所以秘書並不直接隸屬於老闆，而是直接隸屬於公司。
公司 秘書是經過專業培訓並具備國際認可專業秘書公司牌照的專業人士，比起私人秘書專業性更強，是高級行政人員。
這只是其中一種秘書 — 私人秘書。
為什麼需要公司秘書？
根據香港政府《公司條例》的要求，每間有限公司都必須委任一名公司秘書。
在較小規則的私人公司，董事亦會擔任公司 秘書一職。
或可以選擇市面上的 秘書 公司，協助公司的年度文件合乎政府規定。
公司秘書服務是什麼?
公司秘書 資格是經過專業培訓並具備國際認可專業資格的專業人士，比起私人秘書專業性更強，是高級行政人員。
公司秘書職責範圍廣泛，需要確保公司營運和決策合法以及幫助公司實行良好的公司管治。
公司秘書職責 / 私人秘書工作內容 / 秘書公司意思包括:
- 處理及保存公司之法定記錄
- 安排董事及股東會議
- 撰寫會議記錄
- 呈報公司周年申報表
- 辦理股份轉讓及辦理撤銷公司註冊事宜
- 代表公司與監管機構溝通
- 協調公司帳目及報告的製作和發佈
- 組織及協助舉行董事會及股東大會
- 監察公司管治的進展
例如在2018年，經修訂的《公司條例》規定在香港成立為法團的公司都必須取得和保存實益擁有權的最新資料，以備存「重要控制人登記冊」，供執法人員查閱。
如選用公司秘書服務，將會有專人幫助準備及定期更新登記冊。這能確保公司管理符合法規，避免公司陷入財政、管理不明朗的狀況，讓公司能持續穩健地發展。
總括來說，私人秘書職責範圍僅限於老闆，而公司秘書職責涵蓋整個公司。
若想要公司能持續發展，建議選用專業的公司秘書服務。
選用專業的公司秘書服務能確保公司管理符合法規，避免公司陷入財政、管理不明朗的狀況，讓公司能持續穩健地發展。
我們亦提供一站式公司秘書服務，如有需要，可按此參閱服務內容及詳情。
選用專業的秘書公司5 大好處
對香港有限公司而言，公司秘書是一個不可或缺的角色。
根據香港《公司條例》，每間有限公司都必須委任一名公司秘書。
公司秘書是一份十分專業的工作，需要熟悉法例並需時刻關注法規變動。
因此，選用專業的公司秘書公司十分重要，並可帶來不少好處。
提供專業意見
根據香港《公司條例》對公司秘書要求如下：
公司的公司秘書 ——
如屬自然人，須通常居於香港；及
如屬法人團體，其註冊辦事處須設於香港，或須在香港設有營業地點。
公司秘書職責需要「照顧」整間公司的運作，包括成立公司、公司清盤、組織和安排董事及股東大會、檢討公司管理及運作等。
公司秘書作為公司監管的角色，能從宏觀角度看到公司企業管治問題，為公司提供專業建議，避免公司陷入管理不明朗局面，使公司能持續穩健地發展。
另外，一般秘書公司都由會計師樓營運，除了可以提供有關公司秘書或公司法的知識外，對稅務問題亦能提供建議。
避免不必要的損失
從政府角度出發，要求公司委任公司秘書的主要目的是為了方便公司與政府直接溝通，以及處理公司與政府的文件來往。
同時，亦需要公司秘書確保公司合法合規和良好的企業管治，避免公司及其董事和管理層負上重大的法律責任。
在香港，公司需遵守眾多的法例法規，例如《公司條例》、《商業登記條例》等，而且相關條例不時會更新變動
專業的秘書公司能適時向公司提供建議，以確保公司合符法規，從而避免因未能遵守相關法例而招來的罰款和不必要的損失。
專注業務發展
對一些中小企而言，為了節省成本會由公司董事兼任秘書，但董事對香港《公司條例》未必有清楚的了解，而導致可能未可按政府要求繳交相關文件或內容有錯漏，讓公司董事需耗費額外的精力去研究一個不熟悉的課題。
選用專業的秘書公司可為公司董事省下不少時間，讓其專注公司業務發展。
另外對一些上市公司而言，使用專業的秘書公司更有以下好處。
平衡利益衝突
公司裡經常面對兩大權力的拉扯，董事會與管理層。
董事會希望制衡管理層，避免公司落入管理層獨大局面，而壞處就是使公司決策變慢。
但對於管理層來說，會更重視管理決策效率。
因此，董事會與管理層利益衝突成為公司管理難題。
而公司秘書若不是董事會成員也不是管理層，不存在任何利益衝突能作為協調角色，成為管理層與董事會之間的橋樑，平衡當中的利益衝突促進雙方的溝通。
促進公司透明度
欺詐及盜用公司資產、違規交易、貪污等案例經常在公司發生。
而公司董事及管理為同一人時，公司更容易陷入管理不明朗局面及違反法例法規。
獨立的專業公司秘書作為監管公司角色，能確保公司符合法規促進公司透明度及企業管治，避免公司及其董事和管理層發生違例事件，負上法律責任的同時使公司及其董事和管理層聲譽受損。
秘書是企業重要的工作崗位之一，負責協助處理行政事務，須具備良好的組織能力及溝通技巧。秘書可分為私人秘書和公司秘书，前者直接為老闆或高級行政人員工作，後者則是為整個公司服務。公司秘書需確保公司運作符合法規，具專業資格如會計師執照。選用專業秘書公司，可獲得法規諮詢及避免違規的損失。秘書在協調公司內部溝通方面也扮演重要角色。
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公司秘書相關問題
公司秘書責任有哪些？
公司秘書的職責範圍廣泛，主要責任包括處理及保存公司的法定記錄、安排董事及股東會議、撰寫會議記錄、呈報公司周年申報表、辦理股份轉讓以及撤銷公司註冊事務。公司秘書還需代表公司與監管機構溝通，協調公司帳目及報告的製作和發佈，組織及協助舉行董事會及股東大會，並監察公司管治的進展。
如何取得公司秘書資格？
公司秘書需要經過專業培訓並具備國際認可的專業資格。在香港，成為一名合資格的公司秘書，通常需要通過香港公司秘書公會或其他相關專業機構認可的專業課程及考試，並可能需要具備相關的工作經驗。
申請公司秘書牌照需要哪些條件？
在香港，申請成為公司秘書牌照通常需要個人具備專業資格，例如會計師、律師或具有相關專業知識的人士。此外，申請人須通常居於香港，如果是法人團體，其註冊辦事處須設於香港，或在香港設有營業地點。
香港公司秘書要求有哪些？
根據香港《公司條例》，每間有限公司都必須委任一名公司秘書。法定要求指出，如果公司秘書是自然人，必須通常居於香港；如果是法人團體，則其註冊辦事處需設於香港，或在香港設有營業地點。公司秘書需負責確保公司遵守所有相關法律和法規，並在必要時提供專業意見以指導公司合法運作。
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