公司秘書與私人秘書的分別?

很多人會混淆公司秘書與私人秘書,但兩者差異很大。

大部分人以為的秘書是直接隸屬於老闆或高級行政人員,為老闆或高級行政人員安排行程以及協助老闆處理日常工作事務。

這只是其中一種秘書–私人秘書,另一種就是公司秘書。

什麼是公司秘書?

根據香港《公司條例》,每間有限公司都必須委任一名公司秘書。

公司秘書並不直接隸屬於老闆,而是隸屬於公司。

或許你會說,公司不就是隸屬於老闆,那麼公司秘書不就隸屬於老闆嗎?

並不是的,由於有限公司在香港有獨立的法律地位,是獨立於其股東的法人,因此公司秘書是隸屬於公司並不直接隸屬於老闆。

公司秘書是經過專業培訓並具備國際認可專業資格的專業人士,比起私人秘書專業性更強,是高級行政人員。

為什麼需要公司秘書?

公司秘書職責範圍廣泛,需要確保公司營運和決策合法以及幫助公司實行良好的公司管治。

職責包括:

處理及保存公司之法定記錄

安排董事及股東會議

撰寫會議記錄

呈報公司周年申報表

辦理股份轉讓及辦理撤銷公司註冊事宜

代表公司與監管機構溝通

協調公司帳目及報告的製作和發佈

組織及協助舉行董事會及股東大會

監察公司管治的進展

總括來說,私人秘書職責範圍僅限於老闆,而公司秘書職責涵蓋整個公司。

若想要公司能持續發展,建議選用專業的公司秘書服務。

選用專業的公司秘書服務能確保公司管理符合法規,避免公司陷入財政、管理不明朗的狀況,讓公司能持續穩健地發展。

我們亦提供一站式公司秘書服務,如有需要,可按此參閱服務內容及詳情。

選用專業的秘書公司5 大好處

對香港有限公司而言,公司秘書是一個不可或缺的角色。

根據香港《公司條例》,每間有限公司都必須委任一名公司秘書。

公司秘書是一份十分專業的工作,需要熟悉法例並需時刻關注法規變動。

因此,選用專業的秘書公司十分重要,並可帶來不少好處。

提供專業意見

根據香港《公司條例》對公司秘書的要求如下:

公司的公司秘書 ——

如屬自然人,須通常居於香港;及

如屬法人團體,其註冊辦事處須設於香港,或須在香港設有營業地點。

公司秘書職責需要「照顧」整間公司的運作,包括成立公司、公司清盤、組織和安排董事及股東大會、檢討公司管理及運作等。

公司秘書作為公司監管的角色,能從宏觀角度看到公司企業管治問題,為公司提供專業建議,避免公司陷入管理不明朗局面,使公司能持續穩健地發展。

另外,一般秘書公司都由會計師樓營運,除了可以提供有關公司秘書或公司法的知識外,對稅務問題亦能提供建議。

避免不必要的損失

從政府角度出發,要求公司委任公司秘書的主要目的是為了方便公司與政府直接溝通,以及處理公司與政府的文件來往。

同時,亦需要公司秘書確保公司合法合規和良好的企業管治,避免公司及其董事和管理層負上重大的法律責任。

在香港,公司需遵守眾多的法例法規,例如《公司條例》、《商業登記條例》等,而且相關條例不時會更新變動

專業的秘書公司能適時向公司提供建議,以確保公司合符法規,從而避免因未能遵守相關法例而招來的罰款和不必要的損失。

專注業務發展

對一些中小企而言,為了節省成本會由公司董事兼任秘書,但董事對香港《公司條例》未必有清楚的了解,而導致可能未可按政府要求繳交相關文件或內容有錯漏,讓公司董事需耗費額外的精力去研究一個不熟悉的課題。

選用專業的秘書公司可為公司董事省下不少時間,讓其專注公司業務發展。

另外對一些上市公司而言,使用專業的秘書公司更有以下好處。

平衡利益衝突

公司裡經常面對兩大權力的拉扯,董事會與管理層。

董事會希望制衡管理層,避免公司落入管理層獨大局面,而壞處就是使公司決策變慢。

但對於管理層來說,會更重視管理決策效率。

因此,董事會與管理層利益衝突成為公司管理難題。

而公司秘書若不是董事會成員也不是管理層,不存在任何利益衝突能作為協調角色,成為管理層與董事會之間的橋樑,平衡當中的利益衝突促進雙方的溝通。

促進公司透明度

欺詐及盜用公司資產、違規交易、貪污等案例經常在公司發生。

而公司董事及管理為同一人時,公司更容易陷入管理不明朗局面及違反法例法規。

獨立的專業公司秘書作為監管公司角色,能確保公司符合法規促進公司透明度及企業管治,避免公司及其董事和管理層發生違例事件,負上法律責任的同時使公司及其董事和管理層聲譽受損。