不少剛開始經營生意的東主，在辦理商業登記時都會被問到同一條問題：「需不需要請公司秘書？」答案其實視乎公司的組織形式而定，而這一點正正是最多人混淆的地方。
只有有限公司需要法定公司秘書
根據《公司條例》（香港法例第622章）第474條，每一間在香港註冊成立的有限公司，都必須委任至少一名公司秘書，作為公司與政府部門（例如公司註冊處及稅務局）之間的合規橋樑。
無限公司——即獨資經營或合夥業務——並非根據《公司條例》註冊成立的法人團體，因此並不受第474條規管，法律上沒有委任公司秘書的強制要求。無限公司的東主或合夥人只需要按時續領商業登記證及依規報稅，並不涉及公司秘書、周年申報表（NAR1）等有限公司才適用的合規程序。
換言之，「無限公司要唔要請公司秘書」這條問題的答案是：法律上不需要，但這正正也是不少人選擇成立有限公司而非無限公司時，需要一併考慮的額外合規成本。
公司秘書的資格要求
如果公司屬於有限公司，公司秘書可以由自然人或法人團體擔任，但兩者均有明確的資格限制：
若由自然人擔任，該人士必須通常居於香港，並年滿18歲；若由法人團體擔任（例如另一間持牌的秘書公司），該法人團體必須在香港設有註冊辦事處或主要營業地點。
值得留意的是，《公司條例》第475條明確規定，如果一間有限公司只有一名董事，該名董事本人不可以同時兼任公司秘書。這項規定的目的是確保公司內部有基本的分權，避免單一人士同時掌握董事及秘書兩個關鍵角色，削弱公司治理的透明度。
委任第三方擔任公司秘書，需要留意牌照要求
如果公司選擇委託第三方專業機構擔任公司秘書，而非由公司內部人員兼任，該機構必須持有「信託或公司服務提供者牌照」（TCSP Licence）才能合法提供相關服務並收取費用。
根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章），任何人或機構以業務方式提供公司秘書或信託服務，一般會被界定為信託或公司服務提供者，未領有效牌照而提供相關服務即屬違法。因此，公司在委託外部秘書公司之前，建議先核實對方是否持有有效的TCSP牌照，可透過公司註冊處的持牌人登記冊查詢核實。
未有委任公司秘書，後果有幾嚴重？
有限公司如未有按第474條委任公司秘書，屬於違反《公司條例》的行為，公司及其董事均可能被追究法律責任。根據公司註冊處的執法指引，違規一經定罪，最高罰款可達港幣50,000元，如持續未有整改，法院更可判處每日額外港幣1,000元的違約罰款，直至補正為止。
除了罰款風險，長期缺少公司秘書亦會直接影響公司的日常運作——例如無法妥善提交周年申報表（NAR1）、處理董事或股東變更、股份轉讓等法定申報程序，長遠會累積成更嚴重的合規缺口。
公司由無限轉為有限，公司秘書要同步安排
不少東主在業務規模擴大後，會考慮將無限公司轉為有限公司，以取得有限責任保障。這個轉換過程中，公司秘書的委任並非事後可以補辦的細節，而是新公司在完成註冊、正式運作前就必須同步安排的法定要求，建議在規劃轉換架構時，一併諮詢秘書公司了解流程及時間安排。
港信提供持牌公司秘書服務
港信集團持有信託或公司服務提供者牌照（牌照編號：TC003609），為有限公司客戶提供合規的公司秘書服務，涵蓋法定紀錄維護、周年申報表遞交、董事股東變更等日常合規事宜，讓公司主毋須逐項追蹤法例更新及申報期限。
相關問題
無限公司完全不需要處理任何秘書相關的合規事項嗎？
無限公司不受《公司條例》第474條規管，沒有委任公司秘書的法定要求，亦毋須提交周年申報表（NAR1）。但東主或合夥人仍需按時續領商業登記證，並依規向稅務局報稅，這部分合規責任是所有業務形式都必須履行的。
一人有限公司可以自己身兼董事及公司秘書嗎？
不可以。《公司條例》第475條明確規定，只有一名董事的私人有限公司，該名董事不能同時兼任公司秘書，必須另行委任其他符合資格的自然人或法人團體擔任秘書一職。
公司秘書一定要是香港居民嗎？
如公司秘書由自然人擔任，該人士必須通常居於香港；如由法人團體擔任，則該法人團體須在香港設有註冊辦事處或主要營業地點，海外人士或海外公司不能直接擔任香港有限公司的公司秘書。
更換公司秘書需要多久，涉及什麼手續？
更換公司秘書一般需時數個工作天，公司須向公司註冊處提交表格ND2A，並在指明期限內完成新舊秘書的紀錄移交。如委託專業秘書公司處理，流程一般更為順暢，可減少因文件填寫錯誤而延誤的情況。
公司秘書和註冊地址是否必須由同一間公司提供？
不一定，公司秘書服務與註冊地址服務在法律上是兩項獨立的安排，客戶可以分開委託不同機構提供。但由同一間持牌秘書公司一併提供兩項服務，通常能確保法定文件及政府通知能同步妥善處理，減少資料遺漏的風險。