每一間香港有限公司都必須委任公司秘書，而對大部分中小企而言，最實際的做法是交由秘書公司負責。問題是，市場上的秘書服務報價由每年數百元到數千元不等，服務內容亦參差不齊。價錢最低的選擇，未必是總成本最低的選擇；而一間處理不當的秘書公司，可能令你在不知情下累積罰款。本文整理出揀選秘書公司時真正需要看的地方。
為什麼一定要有公司秘書？
根據《公司條例》（香港法例第622章）第474條，每間在香港註冊成立的有限公司都必須委任公司秘書。公司秘書可以由自然人或法人團體擔任：自然人須通常居於香港；法人團體則須在香港設有註冊辦事處或營業地點。
另一項經常被忽略的規定是第475條：如私人公司只有一名董事，該名董事不可同時兼任公司秘書。這意味著所有一人有限公司，實際上都必須另覓人士或機構擔任秘書一職，這亦是秘書公司服務需求的主要來源。
公司秘書實際負責什麼？
公司秘書的角色，是確保公司履行《公司條例》下的各項法定申報及紀錄責任。具體工作一般包括：每年在成立周年日後42天內向公司註冊處提交周年申報表（NAR1）；在董事、公司秘書、註冊地址等資料變更後的法定期限內遞交相應表格（例如ND2A、NR1）；備存及更新法定紀錄冊，包括成員登記冊、董事登記冊及重要控制人登記冊（SCR）；草擬及保存董事會及股東會議紀錄或書面決議；處理股份轉讓的文件及紀錄更新；以及監察各項法定期限並提醒公司。
簡單而言，公司秘書是公司合規的「日曆」與「檔案室」。這些工作單獨看來並不複雜，但每一項都有明確的法定期限，逾期即構成違規。
第一準則：核實TCSP牌照，這是底線
在香港，以業務形式為他人提供公司秘書服務，屬於《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第615章）所規管的「信託或公司服務提供者」（TCSP）業務，必須向公司註冊處領取牌照。未持牌而提供相關服務屬違法。
核實方法很簡單：公司註冊處設有持牌人登記冊，可在網上查閱對方的牌照狀況。一間正規的秘書公司應可主動提供牌照編號，並在網站或報價單上清楚列明。對方如無法提供牌照編號，或以各種理由迴避，應視為警號。
第二準則：看清服務範圍，而不是只看價錢
市場上的公司秘書服務，市場行情一般每年約HK$1,000至HK$3,000不等。報價的差異，大多來自服務範圍的不同。比較時應逐項確認以下內容是否已包含在年費內：周年申報表的準備及遞交；董事、秘書資料變更的表格處理；重要控制人登記冊的備存；會議紀錄或書面決議的草擬；法定紀錄冊的保管；以及期限提醒服務。
一個常見情況是：基本年費看似便宜，但每次處理資料變更、草擬決議，甚至發出提醒，都另行收費。一年下來的總開支，可能比一個包含範圍較闊的較高報價更貴。
第三準則：問清楚續期收費
不少秘書公司以首年優惠價吸引客戶，但第二年起的續期收費才是長期成本所在。簽約前應以書面確認續期年費，以及續期時的服務範圍是否與首年相同。公司秘書服務屬於持續性服務，只要公司存續，每年都需要支付，比較報價時應以三至五年的總成本計算，而非只看首年價錢。
第四準則：是否可同時提供註冊地址
每間有限公司都須在香港設有註冊辦事處地址，用以接收政府信函及法定通知。如公司沒有固定辦公室，或東主不希望以住址作為公開登記的註冊地址，可考慮由秘書公司一併提供商業地址服務。
由同一間秘書公司提供秘書服務及註冊地址，有一個實際好處：政府寄往註冊地址的信件（例如周年申報表提醒、稅務局報稅表），會直接到達負責處理合規事宜的一方，減少信件轉手延誤而錯過期限的風險。但兩項服務在法律上是獨立的，客戶亦可分開委託不同機構。
第五準則：期限管理及提醒機制
需要清楚了解一點：公司的法定申報責任，最終由公司及其董事承擔，即使已委託秘書公司，法律責任並不會因此轉移。周年申報表逾期，受罰的是公司及其高級人員。
因此揀選秘書公司時，應詢問對方如何追蹤期限：是否有系統化的期限管理、會在期限前多久發出提醒、以什麼方式通知（電郵、電話或訊息），以及客戶未有回應時會否跟進。一間有完善提醒機制的秘書公司，其價值往往不在於處理表格本身，而在於確保事情不會被遺忘。
第六準則：能否配合會計、審計及報稅
有限公司每年除了秘書相關的申報，還須進行法定審計及提交利得稅報稅表。這些工作由不同的專業人士處理，但資料高度重疊，例如股東及董事資料、公司架構變更等。
如秘書公司本身亦提供會計及報稅服務，或與會計師有穩定的合作安排，資料可以一次提供、統一管理，減少重複提交文件及資料不一致的情況。對於規模較小、沒有專職行政人員的公司，這種一站式安排可以節省相當多的溝通時間。
第七準則：往績、實體辦公室及溝通
最後，一些看似基本的條件同樣重要：秘書公司是否有實體辦公室，是否可以親身會面；成立年期及服務客戶數量；聯絡渠道是否暢通，查詢是否得到及時回覆。公司秘書服務是長期合作關係，如日後遇上股份轉讓、董事變更或公司結業等較複雜的事宜，一個穩定、有經驗的服務提供者，往往比最低報價更有價值。
揀選時的警號清單
以下情況值得提高警覺：無法提供TCSP牌照編號；報價遠低於市場水平，但服務範圍含糊不清；拒絕以書面列明續期收費；沒有實體辦公地址，只能透過訊息聯絡；以及對期限提醒安排含糊其詞。
更換秘書公司需要注意什麼？
如對現有秘書公司不滿意，公司可以更換。一般程序是由董事會通過決議委任新秘書並終止原有委任，然後在變更後15日內向公司註冊處遞交表格ND2A。同時須安排原秘書公司移交法定紀錄冊、會議紀錄、公司印章等文件。如原有註冊地址亦由舊秘書公司提供，須同步處理註冊地址變更，在15日內遞交表格NR1。
更換前宜先確認與原秘書公司的合約條款，包括通知期及預繳費用的處理，以免移交過程出現延誤。
港信集團的公司秘書服務
港信集團持有信託或公司服務提供者牌照（牌照編號：TC003609），提供公司秘書、商業地址、會計審計及報稅的一站式服務，並設有期限追蹤及提醒機制，協助客戶處理周年申報表、資料變更、重要控制人登記冊及各項法定紀錄。如你正在比較不同秘書公司，歡迎以上述七項準則逐一查詢。
相關問題
公司秘書可以由自己的朋友或家人擔任嗎？
可以，只要該人士符合資格（自然人須通常居於香港），並且公司不是只有一名董事而由該董事兼任。但個人擔任秘書須自行承擔追蹤期限及處理申報的工作，如對程序不熟悉，容易出現疏漏。
公司秘書服務費大概多少？
市場行情一般每年約HK$1,000至HK$3,000，視乎服務範圍而定。比較時應確認年費包含哪些服務、資料變更是否另行收費，以及續期收費是否與首年相同。
委託了秘書公司，是否就不用擔心逾期罰款？
不能完全放心。法定申報責任最終由公司及其董事承擔，委託秘書公司並不會轉移法律責任。因此揀選時應重視對方的期限管理及提醒機制，並確保自己能及時回應秘書公司的查詢。
一人有限公司的董事可以自己做公司秘書嗎？
不可以。《公司條例》第475條規定，只有一名董事的私人公司，該名董事不可同時兼任公司秘書，必須另行委任符合資格的人士或法人團體。
如何查核秘書公司是否持牌？
可在公司註冊處網站的信託或公司服務提供者持牌人登記冊查閱。正規秘書公司一般會在網站或報價單上列明牌照編號，客戶可據此核實。